30. november 2013

E-kirjadele vastamise vajadus

Igapäevaselt saame palju e-kirju ja tekkis lihtsalt huvi oma mälu värskendamiseks. Nii otisisngi infot ja sain vastuse küsimusele mis vahe on kui e-mail on saadetud cc-ga ehk koopiana. E-kirjale vastamine ei olegi alati oluline. Oleneb sellest, kas kirja saatja meilt vastust ootab või ei oota. Oluline on pöörata tähelepanu sellele: kas kirja tekstis on palve vastamiseks ning millisel aadressiväljal on sinu aadress. Artikkel on lehelt Digitark.


Miks, kuidas, millal ja millisele e-kirjale vastata?


E-kirjale vastamine ei olegi alati oluline. Oleneb sellest, kas kirja saatja meilt vastust ootab või ei oota. Oluline on pöörata tähelepanu sellele: kas kirja tekstis on palve vastamiseks ning millisel aadressiväljal on sinu aadress.
Vastamise põhimõtted vastavalt aadressiväljale
KELLELE (TO) – sellele aadressiväljale käib saaja(te) ehk adressaadi meiliaadress, kellele kiri on suunatud. Temalt oodatakse üldjuhul vastust. Vastust ei oodata siis, kui kirjas on märge, mis palub mitte vastata või on kiri saadetud korraga paljudele saajatele – spämm, reklaam, grupile suunatud info välja arvatud juhul, kui kiri sisaldab palvet vasta.
KOOPIA (CC – carbon copy) – siin on e-kirja koopia saaja(te) aadress(id). Sel juhul on kiri saadetud neile informatsiooniks ehk teadmiseks. Ka e-kirja saaja TO näeb, et teised said kirjast koopia (CC) ja koopia saaja (CC) teab, et kiri on adresseeritud TO-le. Kui oled kirja koopia saajaks, siis sellise meili lugemisega ei ole väga kiire, sest ei nõua sinult otseselt vastust. Olles kirjas CC, ei ole vastamine viisakas, sest võrdub teiste inimeste jutule vahele segamisega.
PIMEKOOPIA (BCC – blind carbon copy) on aadressiväli, kuhu kirjutatakse sellise inimese meiliaadress, kes saab e-kirja nö salaja teadmiseks. Saaja TO, kirja koopia saaja CC ja teised pimekoopia saajad BCC-d ei tea, kellele veel pimekoopia saadeti.
Kasutatakse BCC-d siis, kui info saadetakse mitmele inimesele ja/või konkureerivatele ettevõtetele ning ei soovita, et nad üksteise aadresse näevad. Ka näiteks siis, kui on tegemist olukorraga, kus on vajalik teavitada üht inimest sellest, et oled lubatud e-kirja kolmandale isikule ära saatnud, kuid sa ei soovi, et saaja seda teavitamist näeb. Kiri on informeeriv ja ei eelda BCC väljal olevate osapoolte omavahelist suhtlust. Oluline on, et pimekoopia saaja ei reageeriks kirjale.
BCC ehk pimekoopia kasutamisega kaasnevad riskidKehtivad analoogsed reeglid igapäeva silmast-silma suhtlemisele. FROM ehk kirja saatja alustab kõnet TO-ga, CC kuulab pealt, kuid vahele ei sega ja BCC on ukse taga kuulamas. Seda, et BCC pealt kuulab, teab vaid FROM.
Pimekoopia BCC kasutamine on delikaatne teema ja tihti kasutatakse seda konfliktses kirjavahetuses, mis omakorda võib tekitada veelgi suurema konflikti ja olla teatud kontekstis väga ebaeetiline.
? Mida minu poole pöörduja võib siis mõelda ja tunda, kui ma talle ei vasta? Kui meie põhimõte on olla ise austatud, siis tuleks austada ka teisi. Oluline on e-kirjadele vastata ja teha mõlemale poolele sobivad kirjavahetuse kokkulepped.Vaikimine võrdub samaga kui me pöördume silmast-silma suhtlemisel inimese poole ja ta ei tee meist väljagi. No pöördume siis veel kord, tema aga tegeleb oma asjadega, näiteks räägib kellegi teistega ja ei tee meist ikka välja. Siis pöördume kolmandat korda ja tema keerab selja ning kõnnib ära. Selline käitumine ei ole viisakas. 
Kui on olemas omavahelised kokkulepped, siis ei ole siin artiklis toodud viisakusreeglitest vaja juhinduda. Peaasi, et mõlemad osapooled on rahul.
E-kirja saatja valikutest sõltub e-kirjale vastamise kiirus. Ka e-kirja saatjana peaksime tähele panema, millisele aadressiväljale kirjutame inimese nime ja kas me oleme enda poolt teinud kõik, et saada kirjale vastus. Juhul, kui ootad kommentaari mingi dokumendi kohta, sobib e-kirja märkida, mis kuupäevaks ja millisel kujul vastust soovid. See info võib kiire asja puhul olla ka e-kirja pealkirjaks (subject). Näiteks: KIIRE! Ootan vastust 13.04 kell 10:00.
Kirja lõpus võid tänada ette vastuse eest.
Kokkuvõtteks kas, kuidas ja millal siis meilile vastata• Vaata, millisel aadressiväljal sinu nimi on, kas TO, CC või BCC. Vasta, kui oled TO.
• Ka siis kui oled TO, hoidu vastamast, kui on tegemist grupimeilile saadetud informatiivse teatega sh spämm, reklaam ja ei paluta vastust.
• Vasta alati, kui saadud e-kirjas on küsimus, pöördumine või kiri ei lõpeta teemat.
• Tavaliselt lõpetab kirjavahetuse see, kes alustas.
• Vasta võimalusel 24 tunni jooksul.
• Kui vastamine eeldab info kogumist ja pikemat süvenemist ning ajalimiit seda ei luba, siis anna teada, millal vastad.
• Kui vastad, siis täna kirja eest.
• Teavita tuttavaid, kui tihedalt kasutad kirjakasti.
• Kui oled pikemalt kirjakastist eemal, siis lisa automaatvastus, mis algab tervituse ja tänamisega ning lõpeb viisakusvormeliga ning annab teada, kuhu inimene võiks pöörduda ja millal oled tagasi.

Kommentaare ei ole: